Accueil et Secrétariat Médical en EHPAD

Le CIAS Mellois en Poitou recrute un(e) Agent(e) administratif chargé(e) d’accueil et secrétariat médical à 75% à l’EHPAD Fondation Dussouil à Lezay. CDD de 9 mois. Poste à pourvoir au 3 avril 2023.

MISSION

Au sein de l’EHPAD Fondation Dussouil de Lezay, sous l’autorité de la Directrice d’établissement et du médecin coordonnateur, le/l’agent(e) chargé(e) d’accueil et secrétariat médical est affecté pour 50% de son temps de travail au pôle médical où il/elle occupe une fonction centrale. Il/Elle est l’interlocuteur privilégié des médecins, de l’équipe soignante, des résidents et des familles. Il/Elle occupe un poste à responsabilités administratives (prise de rendez-vous des consultations des médecins, des spécialistes, prise en charge des appels téléphoniques, classements…)

Pour 25% de son temps de travail, le/la chargé(e) d’accueil a pour mission d’accueillir, de donner les premières informations et de réorienter son interlocuteur soit physiquement, soit par téléphone.

ACTIVITES

Secrétariat médical (50%)

• Accueil téléphonique et physique des médecins, spécialistes, résidents et familles,
• Prise des rendez-vous pour les résidents à la demande du médecin pour des consultations ou examens complémentaires auprès des professionnels concernés,
• Transmission en interne et en externe des informations pertinentes aux personnes concernées,
• Traitement des courriers confiés par le médecin coordonnateur (saisie sous Word et/ou Excel)
• Saisie des protocoles ou autres documents en lien avec le service médical
• Constitution du dossier administratif et médical des résidents,
• Classement et archivage des courriers, ordonnances, examens biologiques,
• Participation aux réunions de services.

Chargé(e) d’accueil (25%)

• Accueil téléphonique et physique des résidents, des familles, des visiteurs, des personnels,
• Gestion administrative des admissions et sorties,
• Gestion du courrier et des colis (Réception, enregistrement…) et de la boîte mail de l’accueil,
• Secrétariat courant (Rédaction et mise en forme de courriers, documents, tableaux de suivi…),
• Remplacements ponctuels à l’accueil de la Résidence Autonomie à Melle

Conditions de travail

• Horaires : du lundi au vendredi 9h00-12h30 et 13h30-17h00
• Présentation personnelle soignée

Profil recherché :

• Bac Pro secrétariat ou expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat médical. Une expérience en EHPAD ou Résidence autonomie serait un plus.
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Planifier et organiser son temps
• Discrétion professionnelle et tact
• Rigueur et sens de l’organisation
• Sens de l’accueil, de l’écoute et du service public
• Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe
• Esprit d’initiative
• Ponctualité
• Adaptabilité
• Maitrise des outils informatiques (Word, Excel…)

Les candidatures (lettre et CV) sont à envoyer au CIAS Mellois en Poitou – 5 Rue Gâte Bourse – 79120 LEZAY ou par mail à rh@ciasmelloisenpoitou.fr